Summer’20リリースの機能で、「派手ではないけれど多くのユーザにとって便利な機能なのではないか」と思ったのが、レポート登録でのCSVファイルの受信です。

これまで、CSVファイルを手に入れる方法としては、データローダのエクスポート、ウィークリーエクスポート、レポート画面からのエクスポートなどがありました。

ウィークリーエクスポートは文字通りウィークリーですし、この機能でしか落とせないデータもあるので、ちょっとしたデータを落とすときに、この乱用は避けたいところです。

データローダもバッチで自動的にエクスポート……したいところですが、初心者には難しいところです。

レポートを開いて都度落とす、のも手間ですよね。

この些細な「手間」を、「それくらい手動でいいじゃない」「〇〇で代用できるから」ではなく、改善してくれるところが素敵です。さすが年3回メジャーリリースをしてるだけあります。

それでは早速、試してみましょう。

事前準備

まずは、「レポートおよびダッシュボードの設定」で機能が使用できるようにします。
[【歯車】＞ホームタブ＞機能設定＞分析＞レポートおよびダッシュボードの設定 ] を開き、「ユーザがレポートを Lightning Experience　のレポートの登録メールにファイルとして添付できるようにする」にチェックを入れて、【保存】をクリックします。

レポート関連の機能のβ版リリースされるときは、ほとんどこの画面での有効化が必要になりますので、「あれ？使えない？」と思ったときは、ここの設定を確認してみましょう。

登録の設定

今回は、キャンペーンの参加企業一覧のデータを定期的にCSVで加工する作業が発生するので、キャンペーン参加企業一覧のレポートを、CSV（Shift-JIS）で出力してメールで受け取れるように設定してみます。

1.該当のレポート画面を開き、アクションメニューから【登録】を選んでクリックします。

2.メール受信の「頻度」「日」「時間」を選択し、「添付ファイル」の【ファイル添付】をクリックします。

3.受信するCSVの設定を行います。
今回は、「詳細のみ」、形式は「カンマ区切り形式（.csv）」、文字コートは「日本語(Shift－JIS)」に設定していますが、用途にあわせて設定してください。

【保存】をクリックすると、登録の編集画面に戻ります。
【添付ファイルを編集】の下に、設定情報が追加されているのが確認できます。

4.レポートの受信者などを設定して、【保存】をクリックします。今回はシンプルに、レポートの実行者も受信者も自分自身にしました。

さて、メールを待ちます。

送られてきました。本文は何もないようですね。

ちゃんとCSVが添付されてます！

感想

とても簡単な操作なので、定期的にデータを落として加工する、という作業をお持ちの方は試す価値ありです！レポート関連は Lightningへの移行がほぼ終わって、細かな改修のフェーズにはいっているのでしょうかね。これからも、こういう地味だけれども多くのユーザにとって便利な機能がリリースされることを願います。

参考

◇ Salesforce ＞ヘルプ＞レポートの登録へのファイルの添付 (ベータ)

レポート登録でCSVファイルを定期的に受信する

事前準備

登録の設定

感想

参考