取引先所有者を更新する機能を上手に使い分けましょう
所有者の変更は、関連する情報に影響があるので、慎重にならなければいけません。関連情報の更新の要不要に応じて、機能を使い分けます。
Admin
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Adminとして日々ご要望を伺っていると、「言われてみると、どうなるのだろう？」という疑問にぶつかることがあります。落ち着いて情報を整理すると「ああ、そうなるよね」と答えに納得できるのですが、いざ問われたときにはじめて意識することがあります。
今回は「取引先の所有者のみを変更したい」というご要望でした。
どの方法が適切か？
レコード件数が 50,000件以下の場合は、インポートウィザードでも可能。
今回の要望に対しては、このようになります。
それぞれの詳細を確認します。
こちらに書かれているように、強制的に所有者が更新される関連情報と、選択しなければ更新されない情報があります。
強制的に更新されてしまう情報があるので、今回は使用できません。
◇Salesforce ＞ レコードの所有者の変更に関する考慮事項
手動の操作との違いは、条件に当てはまる取引先レコードを絞り込み、複数のレコードを一括で更新できる点です。
手動のときと同じです。
こちらも、今回の状況では使用できません。
◇Salesforce ＞ヘルプ ＞レコードの一括移行
なお、レコードタイプを複数設定している場合は、レコードタイプごとにインポートを行うか、CSVでの指定が必要になります。
◇Salesforce ＞ヘルプ ＞データインポートウィザードを使って取引先所有者を一括更新する方法
◇Salesforce ＞ヘルプ＞データローダによる取引先所有権の一括更新
似たようなことができても、それぞれがカバーする部分が異なっているので、そのときどきで最適な選択ができるよう、違いを意識しなければ、と思いました。
今回は「取引先の所有者のみを変更したい」というご要望でした。
やりたいこと/知りたいこと
大量の取引先の所有者を更新したいが、商談、取引先責任者の所有者は変更したくない。どの方法が適切か？
対処法
データローダを使用して、取引先の更新を行う。レコード件数が 50,000件以下の場合は、インポートウィザードでも可能。
更新の方法と関連レコード更新不可
考え得る 4つの方法と、仕様についてまとめました。今回の要望に対しては、このようになります。
それぞれの詳細を確認します。
手動
取引先の所有者を変更する際には、こちらの編集画面が表示されます。こちらに書かれているように、強制的に所有者が更新される関連情報と、選択しなければ更新されない情報があります。
強制的に更新されてしまう情報があるので、今回は使用できません。◇Salesforce ＞ レコードの所有者の変更に関する考慮事項
所有権の一括変更
Salesforceの設定画面（設定>ホーム＞データ＞所有権の一括変更＞取引先の一括移行）からアクセスできるこちらの機能は、情報の更新に関しては手動で操作するときと同じような仕様になっています。手動の操作との違いは、条件に当てはまる取引先レコードを絞り込み、複数のレコードを一括で更新できる点です。
手動のときと同じです。
こちらも、今回の状況では使用できません。◇Salesforce ＞ヘルプ ＞レコードの一括移行
インポートウィザード
インポートウィザードでは、取引先と取引先責任者を同時に更新できます。このときに、取引先の所有者のみではなく、取引先責任者の所有者も CSVに用意して対応付けを行うことで、同時に更新できます。対応付けを行った情報が更新されるので、商談所有者などは更新されません。もちろん、取引先所有者のみを更新することもできます。なお、レコードタイプを複数設定している場合は、レコードタイプごとにインポートを行うか、CSVでの指定が必要になります。
◇Salesforce ＞ヘルプ ＞データインポートウィザードを使って取引先所有者を一括更新する方法
データローダ
データローダで取引先の所有者を更新しても、取引先先責任者、商談の所有者は変更されません。データローダが一度の操作で更新できるのはひとつのオブジェクトのみなので、インポートウィザードのように取引先責任者を一緒に更新することはできません。◇Salesforce ＞ヘルプ＞データローダによる取引先所有権の一括更新
感想
筆者自身は「他の情報を変えたくない」という状況に遭遇したことがなく、「所有権の一括変更」か手動で対応していたので、あまり意識していない部分でした。似たようなことができても、それぞれがカバーする部分が異なっているので、そのときどきで最適な選択ができるよう、違いを意識しなければ、と思いました。