やりたいこと

行動レコードが作成および編集されたら、行動所有者のマネージャとユーザレコードの「代理承認者」項目のユーザに自動でメンションするChatter投稿をしたい。

課題

プロセスビルダーの設定では、Chatterの差し込み項目で「代理承認者」が表示されず、選択できない。

対処法

ユーザ項目に「代理承認者」に代わる項目Aを作成し、その項目に代理承認者を登録しておき、プロセスビルダーのChatter投稿文面の差し込み項目で、項目Aを設定する。

設定方法

ポイントに絞って手順をご紹介します。

ユーザオブジェクトに階層関係項目を作成

1.[ 設定＞オブジェクトマネージャ＞ユーザ ]の画面で左側の「項目とリレーション」をクリックし、続けて【新規】をクリックします。

2.データ型の選択では「階層関係」を選択し、【次へ】をクリックします。

3.項目の表示ラベル、項目目（API参照名）、子リレーション名を入力し、【次へ】をクリックします。

項目レベルセキュリティやレイアウトへの追加は、適宜調整してください。
※基本的にはシステム管理者が確認できていればOKかと思います。

4.項目が追加されているかを確認し、代理承認者と同じユーザを登録します。
[ 設定＞ホーム＞管理＞ユーザ ]をクリックし、該当のユーザの横の【編集】をクリックします。

画面を下にスクロールすると、[ 追加情報 ]に作成した項目が追加されているので、種別で「ユーザ」を選択し、代理承認者と同じユーザを選択し、【保存】をクリックします。

プロセスビルダーを作成

1.[ 設定＞ホーム＞プロセスの自動化＞プロセスビルダー ]をクリックし、画面右上の【新規】をクリックして、プロパティ情報を入力します。
ここでは「プロセスを開始するタイミング」で「レコードが変更されたとき」を選択してください。
プロセス名などは、わかりやすければ大丈夫です。

2.「オブジェクトを選択してプロセスを開始するタイミングする指定」では、次のように設定します。

オブジェクト：行動
プロセスを開始：レコードを作成または編集したとき

3.「このアクショングルーピングの条件を定義」では、今回は次のように設定します。

条件名：作成／編集されたとき　※わかりやすければOKです。
アクションの実行条件：アクションを実行する条件がない
※今回は単純に行動レコードが作成されたとき、編集されるたびにChatterを投稿するので、「実行する条件がない」を選択していますが、特定の条件がある場合はこちらで設定します。

4.アクションを設定します。
「ルール適用時のアクション」の「＋アクションを追加」をクリックし、「Chatterに投稿」アクションを選択します。アクションの内容は、今回は次のように設定します。

アクション名と投稿先の設定
アクション名：マネージャと代理承認者にメンション　※わかりやすければOKです。
投稿先：ユーザ｜レコードからユーザを選択｜[Event].Owner:User.Id　※今回はレコード所有者のChatterフィードに投稿するよう指定しているので、レコード所有者（ユーザ）のユーザ IDを選択します。

投稿先は↓のようになります。

メッセージの設定
----------------------------------------------------
@[{![Event].Owner:User.ManagerId}]さん
@[{![Event].Owner:User.AlternateApproval__r.Id}]さん

行動の情報が更新されました。ご確認をお願いいたさいます。

行動リンク：https://login.salesforce.com/{![Event].Id}
関連先：https://ap7.lightning.force.com/{![Event].WhatId}
件名：{![Event].Subject}
開始時刻：{![Event].StartDateTime}
----------------------------------
マネージャ（{![Event].Owner:User.ManagerId}の部分）は差し込み項目から↓のように項目を選択します。

代理承認者（作成した「代理承認者自動化用」のユーザ）（{![Event].Owner:User.AlternateApproval__r.Id}の部分）は↓のように選択します。

メッセージは↓のようになります。

※@は直接入力します。
※マネージャ、代理承認者の差し込み項目には[]を必ずつけます。これがないと、IDのテキストがそのまま表示されてしまいます。

レコード詳細リンクと関連先については、明日の記事で詳細をご説明します。

5.メッセージを入力し終えたら、【保存】をクリックし、右上の【有効化】をクリックします。

テストします

山田花子さんでログインして行動を作成すると……

マネージャと代理承認者にメンションするかたちでChatterに投稿されました。

ポイント

・使用したいユーザ項目がユーザオブジェクトにない場合は、階層関係項目を作成して試してみる。
・Chatterの文中でのメンションをプロセスビルダーで設定するときは、@と[]を忘れない。

ひとこと

・「代理承認者」は文字通り代理承認のときにのみ使うイメージしかなかったのですが、確かにマネージャ以外に部下をフォローする役割の人が該当すると思うので、承認プロセス以外でも使えるようになるといいですね。
・「代理承認者」と同じユーザを新しく作成した項目にコピーする作業は、既存のユーザはデータローダで一括で行うこともできますし、項目自動更新を使用してコピーすることもできます。

「代理承認者」項目にあるユーザにChatter投稿でメンションしたい