カスタムレポートタイプへのカスタム項目の自動追加
カスタム項目が追加される度におこなっていた、カスタムレポートタイプのメンテナンス作業が楽になる「カスタムレポートタイプへのカスタム項目の自動追加」のご紹介です。
zonotown
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Salesforce Winter’21 に追加されたうれしい機能のひとつ
みなさん、カスタムレポートタイプを使用されている組織の方が
多くいらっしゃるかと思いますが、カスタムレポートタイプが多くなるにつれて
面倒になってくるのが「カスタム項目が追加された際のメンテナンス」ですよね。
（「カスタムレポートタイプとはなんぞや？」という方は以下記事をぜひご覧ください！
https://www.circlace.com/blog/salesforce/salesforce_basic_report2-html.html）
ユーザさんに「このオブジェクトにこの項目を追加してほしい！」と要望をもらい
リリース後しばらくすると、今度は「追加した項目がレポートで表示されない！！」なんて
問い合わせがくることが多々ありました。
あわてて「項目レベルセキュリティでは間違いなく権限を設定できているのになぜ…！？」
と調査すると、大体原因はカスタムレポートタイプのレイアウトに項目を
追加し忘れているのです。
また、同じカスタムオブジェクトを用いたカスタムレポートタイプがいくつかあると
項目が追加される度にそのレポートタイプ分メンテナンスをする必要があり
非常に面倒だな…と思っていました。
そんな不便さを解消するのが
「自動的に新しいカスタム項目をカスタムレポートタイプレイアウトに追加」の有効化です。
こちらを有効化することで、カスタムオブジェクトへの項目追加の際に
対象カスタムレポートタイプのレイアウトに項目が自動的に追加されます。
「自動的に新しいカスタム項目をカスタムレポートタイプレイアウトに追加」の有効化
設定画面から「設定＞機能設定＞分析＞レポート＆ダッシュボード」と進んでいただき、
「レポートおよびダッシュボードの設定」から設定をおこないます。
レポートおよびダッシュボードの設定を開き、
「自動的に新しいカスタム項目をカスタムレポートタイプレイアウトに追加」に
チェックをつけて保存します。
設定はこれだけです！
ためしに、「売上管理」というカスタムオブジェクトに「売上計上日」というカスタム項目を
作成して、事前に作成したカスタムレポートタイプに自動的に追加されているか
確認してみました。
追加位置は対象オブジェクト内の一番後ろに追加されるようです。
別途セクションを作成している場合は必要に応じてメンテナンスが必要になりそうです。
※カスタムレポートタイプの項目は最大1000項目までという制限があるため、
1000を超える場合は自動追加されません。
レポートタイプの制限事項は以下ヘルプも参照ください。
https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.reports_report_type_guidelines.htm&type=5
なんにせよ、これで「レポート上に項目がでてこない」という問い合わせに慌てることや
うんざりするようないくつものレイアウト編集作業がこれまでより少なくなりそうです。
設定はいたって簡単ですので、カスタムレポートタイプを作成されている組織の方は
すぐに有効化されることをオススメいたします。
みなさん、カスタムレポートタイプを使用されている組織の方が
多くいらっしゃるかと思いますが、カスタムレポートタイプが多くなるにつれて
面倒になってくるのが「カスタム項目が追加された際のメンテナンス」ですよね。
（「カスタムレポートタイプとはなんぞや？」という方は以下記事をぜひご覧ください！
https://www.circlace.com/blog/salesforce/salesforce_basic_report2-html.html）
ユーザさんに「このオブジェクトにこの項目を追加してほしい！」と要望をもらい
リリース後しばらくすると、今度は「追加した項目がレポートで表示されない！！」なんて
問い合わせがくることが多々ありました。
あわてて「項目レベルセキュリティでは間違いなく権限を設定できているのになぜ…！？」
と調査すると、大体原因はカスタムレポートタイプのレイアウトに項目を
追加し忘れているのです。
また、同じカスタムオブジェクトを用いたカスタムレポートタイプがいくつかあると
項目が追加される度にそのレポートタイプ分メンテナンスをする必要があり
非常に面倒だな…と思っていました。
そんな不便さを解消するのが
「自動的に新しいカスタム項目をカスタムレポートタイプレイアウトに追加」の有効化です。
こちらを有効化することで、カスタムオブジェクトへの項目追加の際に
対象カスタムレポートタイプのレイアウトに項目が自動的に追加されます。
「自動的に新しいカスタム項目をカスタムレポートタイプレイアウトに追加」の有効化
設定画面から「設定＞機能設定＞分析＞レポート＆ダッシュボード」と進んでいただき、
「レポートおよびダッシュボードの設定」から設定をおこないます。
レポートおよびダッシュボードの設定を開き、
「自動的に新しいカスタム項目をカスタムレポートタイプレイアウトに追加」に
チェックをつけて保存します。
設定はこれだけです！
ためしに、「売上管理」というカスタムオブジェクトに「売上計上日」というカスタム項目を
作成して、事前に作成したカスタムレポートタイプに自動的に追加されているか
確認してみました。
追加位置は対象オブジェクト内の一番後ろに追加されるようです。
別途セクションを作成している場合は必要に応じてメンテナンスが必要になりそうです。
※カスタムレポートタイプの項目は最大1000項目までという制限があるため、
1000を超える場合は自動追加されません。
レポートタイプの制限事項は以下ヘルプも参照ください。
https://help.salesforce.com/articleView?id=sf.reports_report_type_guidelines.htm&type=5
なんにせよ、これで「レポート上に項目がでてこない」という問い合わせに慌てることや
うんざりするようないくつものレイアウト編集作業がこれまでより少なくなりそうです。
設定はいたって簡単ですので、カスタムレポートタイプを作成されている組織の方は
すぐに有効化されることをオススメいたします。