カスタム項目が参照されている機能を確認できる
項目の【使用場所】
Winter’19でベータ版がリリースされ、その後正式リリースとなった項目の【使用場所】。歴史のある Salesforce組織であれば、「これは何のために用意されたのだろう?」という項目が出てきます。
レコード詳細画面で表示されなくても、自動化やレポートのために隠し項目として作成される項目もありますので、削除の前には項目の用途を確認しなくてはなりません。
そんなときにクリックするのが項目の【使用場所】です。どこで使用されているかを教えてくれます。
[オブジェクト >項目とリレーション >該当の項目 ] の詳細画面の上部にある【使用場所】をクリック。


その項目が参照(使用)されている場所と表示ラベルが確認できます。
さらにその表示ラベルをクリックすると、編集画面に遷移します。

しかし、主要な場所は表示してくれるのですが、すべての範囲をカバーしているわけではありません。意外と忘れがちかもしれない場所を発見しました。
アクションレイアウトは【使用場所】に含まれないから、自力で確認するのだ!
公式ヘルプページによると、[項目の使用場所]で追えるのは下記の通りです。
◇ SALESFORCE ヘルプ >ドキュメント >コードではなくてクリックによる SALESFORCE の拡張
>項目の使用場所の検索・有効な入力規則
・レイアウト
・数式項目
・Visualforce ページ
・Apex クラス
・Apex トリガ
・メールテンプレート (Salesforce Classic、テキストベース)
・項目セット
・フロー (クエリ)
・Lightning コンポーネントのマークアップ (属性)
・プロセスビルダー (条件)
・URL ボタン (数式)
・Lightning ページ (単一関連リスト)
・ルックアップ検索条件 (ルックアップと主従関係)
・レポート (列、検索条件)
・メモ
さて、「テキスト入れて」というカスタムのテキスト項目で、【使用場所】をクリックしても参照されている機能が表示されませんでした。

しかしながら、取引先で設定されている【子取引作成】アクションを確認すると、このカスタム項目は使用されてます!

レコードのレイアウトに使用されている項目は【使用場所】クリックで表示されますが、アクションのレイアウトで使用されている項目は表示されません。
項目を非表示にするときは、項目レベルセキュリティを変更しよう
通常、レコード作成アクションなどで入力してもらう項目は、レコード上でも表示すると思います。また、使用しなくなった項目をそのまま削除していいのであれば、あまり問題はないかもしれません。気を付けなければいけないのは、項目を削除せず、非表示にするときです。【使用場所】の情報のみでは、アクションのレイアウトを見落とすこともあるかもしれませんので、やはり項目レベルセキュリティで大元のアクセス権をしっかり調整しするようにしましょう。余裕があれば、アクションのレイアウトからも不要な項目は削除しておきましょう。
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