権限付与の状況を把握するためにPermission Helperを試してみたけれど
権限セットやプロファイルの内容、割り当てられているレイアウト、ユーザへの付与状況が簡単に把握できるようになったら……
Admin
{{getTime(record.UpdatedTime)}}
※名称が「 User Access and Permissions Assistant 」に変更になりました。
最新情報は「Permission Helperの名前が変わって、動画やヘルプで説明されてたよ（でも英語）」をご確認ください。
以前、こちらの記事でもユーザの権限設定の管理って難しいよね、という話をしていたのですが、Permission Helper なる AppExchangeを見つけたので、試してみました。
説明文を確認します。
インストール完了後は、アプリケーションランチャーからアプリケーション「Permission Helper」にアクセスします。
※権限セットの単位では確認できないようです。
すべてのユーザについて「ユーザが元に戻せないマクロを管理」権限と「レポート実行」の権限の状況を確認できるよう指定し、「Run Report」をクリック。一応状況は確認できましたが、ユーザの絞り込みは行えず、Allか1ユーザずつクリックして選択することになります。
「Export Report」でCSVをはき出せるので、面倒ですが別に該当のユーザのリストを作成して絞り込むこともできなくはないですね。
権限セットグループの割り当てと削除は問題なくできました。
複雑なことは承知していますが、多くの担当者が権限の管理に苦労していると思いますので、ぜひもっと使いやすく便利なツールなどを開発していただきたいです。
制限ルール（Restriction Rule）でSalesforce の大事な情報を守り抜く
レイアウト＆各ユーザが参照可能な項目などの管理、どうしていますか？
コミュニティのゲストユーザアクセスについて
ユーザの権限③ 権限セットとは（プレミアムコンテンツ）
※プレミアムコンテンツは会員登録（無料）をいただくと閲覧できます。
最新情報は「Permission Helperの名前が変わって、動画やヘルプで説明されてたよ（でも英語）」をご確認ください。
以前、こちらの記事でもユーザの権限設定の管理って難しいよね、という話をしていたのですが、Permission Helper なる AppExchangeを見つけたので、試してみました。
AppExchange「Permission Helper」の概要
◇ SALESFORCE ＞appexchange ＞ALL APPS ＞IT & ADMINISTRATION ＞Permission Helper説明文を確認します。
Features↓日本語訳です。
- Easily analyze which user have access to what permissions in one screen.
- Compare permission assignments across users in a report view and extract the reports.
- Reduce overhead in profile and permissions management when switching user licenses
Explanation
*Permission Analyzer (New!) *
Analyze by a permission to view the list of profiles and permission sets that contain it. You can also analyze by user to view a summation of all permissions assigned to a user. View which specific profiles or permission sets contain a permission. Understand your permissions structure with just a few clicks and keep your permission assignments up-to-date.
*Profile to Permission Set Converter*
Create permission sets from standard or custom user profiles. The generated permission set includes all permissions from the selected profile and is immediately assignable to one or multiple users. The tool simplifies management of user profile and permissions when Salesforce admins need to upgrade user licenses. Admins can also assign permissions to new users based on an existing profile. Transition from profiles to perm sets easily!
特徴
- どのユーザーがどのような権限にアクセスしているかを、1つの画面で簡単に分析できます。
- ユーザ間の権限の割り当てをレポートビューで比較し、レポートを抽出することができます。
- ユーザライセンスを切り替える際のプロファイルおよび権限セット管理の工数を削減します。
説明
*Permission Analyzer（New!）
Permissionで分析すると、それを含むプロファイルや権限セットのリストが表示されます。また、ユーザ別に分析して、ユーザーに割り当てられたすべての権限の総合を表示することもできます。ある権限を含む特定のプロファイルや権限セットを表示します。数回のクリックで権限の構造を把握し、権限の割り当てを最新の状態に保つことができます。
*Profile to Permission Set Converter*
標準またはカスタムのユーザプロファイルから権限セットを作成します。生成された権限セットには、選択されたプロファイルのすべての権限が含まれており、すぐに1人または複数のユーザに割り当てることができます。このツールは、Salesforce管理者がユーザライセンスをアップグレードする必要がある場合に、ユーザプロファイルと権限の管理を簡素化します。また、管理者は、既存のプロファイルに基づいて新しいユーザに権限を割り当てることができます。プロファイルから権限セットへの移行も簡単です。
試してみました
Dev組織にインストールしてみました。有効にできるユーザが少ないので、あまり参考にならないかもしれません。インストール完了後は、アプリケーションランチャーからアプリケーション「Permission Helper」にアクセスします。
Permission Analyzer
「Permission Analyzer」のタブでは、ユーザ、権限、権限セットグループの単位で、割り当てられている権限の詳細を確認できるようです。※権限セットの単位では確認できないようです。
ユーザで確認した場合
権限で確認した場合
「Permission」を選択して、「ユーザが元に戻せないマクロを管理」権限を指定したところ、割り当てられているユーザと、どの権限セット、あるいはプロファイルにこの権限が含まれているかが確認できました。Converter
「Converter」のタブでは、既存のプロファイルから権限セットを作成できる（ただし、レコードタイプやタブの表示は引き継がれません）とのことでしたが、何度試してもエラーが出て作成できませんでした。プロファイルの内容によっては、作成できないようです。Report
「Reported by」の項目では「User、Permission Set(権限セット)、Permission Dependency」と選択肢がありますが、最後の「Permission Dependency」は Tooling APIを有効にしないと指定できないようです。ユーザで確認した場合
すべてのユーザについて「ユーザが元に戻せないマクロを管理」権限と「レポート実行」の権限の状況を確認できるよう指定し、「Run Report」をクリック。一応状況は確認できましたが、ユーザの絞り込みは行えず、Allか1ユーザずつクリックして選択することになります。
「Export Report」でCSVをはき出せるので、面倒ですが別に該当のユーザのリストを作成して絞り込むこともできなくはないですね。
Manage
権限セットグループの割り当てと割り当ての削除、および権限セットグループの詳細の確認ができるようです。権限セットグループの割り当てと削除は問題なくできました。
ひとこと
触ってみて、はっきり言って「別にいらないな」という感想を持ちました。プロファイルの内容が見やすかったり、ユーザ単位での権限の確認や、ピンスポット的に権限ごとに付与されているユーザを確認するときは便利ですが、レポートでも権限セットが付与されているユーザの一覧を落とせないし、画面を行き来しないと知りたい情報を得ることができず、アプリケーションとして不完全な印象です。複雑なことは承知していますが、多くの担当者が権限の管理に苦労していると思いますので、ぜひもっと使いやすく便利なツールなどを開発していただきたいです。
関連記事
Summer’21 権限セットに期限を設ける（権限セットグループでのみ設定？）制限ルール（Restriction Rule）でSalesforce の大事な情報を守り抜く
レイアウト＆各ユーザが参照可能な項目などの管理、どうしていますか？
コミュニティのゲストユーザアクセスについて
ユーザの権限③ 権限セットとは（プレミアムコンテンツ）
※プレミアムコンテンツは会員登録（無料）をいただくと閲覧できます。