商談と商品別の予実管理
商談の売上金額、件数、商品別の売上金額、件数を例に差分や達成率をダッシュボードに表示させる設定方法を紹介いたします。
chirosuke
{{getTime(record.UpdatedTime)}}
最近、予実管理を行いたいという相談をよく受けるので、商品別にも予実管理を行いたい場合の設定方法を「商談オブジェクト」と「商談商品オブジェクト」を使って紹介いたします。
作成した項目はこの時点ではページレイアウトに配置しなくて大丈夫です。
（この後で予算のページレイアウトのみ配置します）
予算レコードの作成権限を分けたい時やレイアウトを実績と分けたい場合はレコードタイプを使用するのがおすすめです。今回はレコードタイプを使用する方法でご紹介いたしますので、項目で識別させる場合はレコードタイプの設定はせずに識別させる項目を作成してください。
「売上予測分類」は対象外にします。既存のセールスプロセスが既にある場合はチェックを外して[保存]してください。
商談フェーズの選択画面で①で追加した予算用のステップは除外して[保存]します。
次に下の手順の「セールスプロセスが既に１つ以上作成されている場合」の設定をします。
商談フェーズの選択画面で①で追加した予算用のステップだけにして[保存]します。
・既存のレコードタイプからコピーする：マスタ
・レコードタイプの表示ラベル：お好きな名前で入力
・レコードタイプ名：お好きな名前で入力（英数字とアンダースコアのみ）
・セールスプロセス：実績用のセールスプロセスを選択
・有効：チェックあり
・使用可能に設定：商談を作成できるプロファイルはすべてチェックを入れてください。
ページレイアウトの選択で以前から使用していたページレイアウトを選択して[保存&新規]ボタンをクリックして、次に下の手順の「レコードタイプが既に1つ以上作成されている場合」の設定をします。
・既存のレコードタイプからコピーする：特に指定がない場合はマスタ
・レコードタイプの表示ラベル：お好きな名前で入力
・レコードタイプ名：お好きな名前で入力（英数字とアンダースコアのみ）
・セールスプロセス：予算用のセールスプロセスを選択
・有効：チェックあり
・使用可能に設定：予算レコードを作成できるプロファイルだけチェックを入れてください。
プロファイルではなく特定のユーザに権限を付与したい場合は権限セットで使用可能なレコードタイプを割り当ててください。
ページレイアウトの選択で予算用のページレイアウトを選択して[保存]ボタンをクリックしてください。
レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致した場合に金額を表示させる数式にしています。
実績金額
サンプルではレコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致しない場合に金額を表示させる数式にしています。
予算件数
レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致した場合に1.で作成した項目「作成件数」を表示させる数式にしています。
実績件数
サンプルではレコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致しない場合に「1」を表示させる数式にしています。
商談レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致した場合に合計金額を表示させる数式にしています。
実績金額
サンプルでは商談レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致しない場合に合計金額を表示させる数式にしています。
上記の金額と同様の数式で予算数量と実績数量の数式項目を作成します。
サンプルでは１つしかレポートを作成していませんが、集計項目の作成上限に達してしまう場合などは複数のレポートを用意してください。
部署全体ではこんな感じです。
「営業 一郎」さんに絞った状態はこんな感じです。
商談の設定
1．目標件数を入力する項目を作成する
KPIに作成件数が含まれていない場合はこの手順は飛ばして構いません。作成した項目はこの時点ではページレイアウトに配置しなくて大丈夫です。
（この後で予算のページレイアウトのみ配置します）
2． レコードタイプを設定する
レコードを予算なのか実績なのか識別させるために設定します。項目のチェックボックスや選択リストなどを使用しても問題ありません。予算レコードの作成権限を分けたい時やレイアウトを実績と分けたい場合はレコードタイプを使用するのがおすすめです。今回はレコードタイプを使用する方法でご紹介いたしますので、項目で識別させる場合はレコードタイプの設定はせずに識別させる項目を作成してください。
①フェーズの値を追加する
売上予測を使用していない場合は既存のステップを使用も可能ですが、売上予測と併用する場合は予算用のステップを追加するようにしてください。「売上予測分類」は対象外にします。既存のセールスプロセスが既にある場合はチェックを外して[保存]してください。
②セールスプロセスの設定
[設定] のクイック検索で”セールスプロセス”と入力し、[セールスプロセス]の新規ボタンをクリックします。セールスプロセスが作成されていない場合
「既存セールスプロセスからコピーする」はマスタを選択し、実績用のセールスプロセス名を入力して[保存]をクリックします。商談フェーズの選択画面で①で追加した予算用のステップは除外して[保存]します。
次に下の手順の「セールスプロセスが既に１つ以上作成されている場合」の設定をします。
セールスプロセスが既に１つ以上作成されている場合
「既存セールスプロセスからコピーする」はマスタを選択し、予算用のセールスプロセス名を入力して[保存]をクリックします。商談フェーズの選択画面で①で追加した予算用のステップだけにして[保存]します。
③予算用のページレイアウトを作成します。
1.で作成した「目標件数を入力する項目」は予算用のページレイアウトだけに配置にします。④レコードタイプを作成します。
レコードタイプが作成されていない場合
先に実績用のレコードタイプを以下の内容で入力し[次へ]をクリックします。・既存のレコードタイプからコピーする：マスタ
・レコードタイプの表示ラベル：お好きな名前で入力
・レコードタイプ名：お好きな名前で入力（英数字とアンダースコアのみ）
・セールスプロセス：実績用のセールスプロセスを選択
・有効：チェックあり
・使用可能に設定：商談を作成できるプロファイルはすべてチェックを入れてください。
ページレイアウトの選択で以前から使用していたページレイアウトを選択して[保存&新規]ボタンをクリックして、次に下の手順の「レコードタイプが既に1つ以上作成されている場合」の設定をします。
レコードタイプが既に1つ以上作成されている場合
予算用のレコードタイプを以下の内容で入力し[次へ]をクリックします。・既存のレコードタイプからコピーする：特に指定がない場合はマスタ
・レコードタイプの表示ラベル：お好きな名前で入力
・レコードタイプ名：お好きな名前で入力（英数字とアンダースコアのみ）
・セールスプロセス：予算用のセールスプロセスを選択
・有効：チェックあり
・使用可能に設定：予算レコードを作成できるプロファイルだけチェックを入れてください。
プロファイルではなく特定のユーザに権限を付与したい場合は権限セットで使用可能なレコードタイプを割り当ててください。
ページレイアウトの選択で予算用のページレイアウトを選択して[保存]ボタンをクリックしてください。
３．予算と実績の金額、件数を反映させる数式項目を作成する
予算金額レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致した場合に金額を表示させる数式にしています。
実績金額
サンプルではレコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致しない場合に金額を表示させる数式にしています。
予算件数
レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致した場合に1.で作成した項目「作成件数」を表示させる数式にしています。
実績件数
サンプルではレコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致しない場合に「1」を表示させる数式にしています。
商談商品の設定
１．予算と実績の金額、数量を反映させる数式項目を作成する
予算金額商談レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致した場合に合計金額を表示させる数式にしています。
実績金額
サンプルでは商談レコードタイプ名が予算レコードタイプ名と一致しない場合に合計金額を表示させる数式にしています。
上記の金額と同様の数式で予算数量と実績数量の数式項目を作成します。
レポートの作成
達成率や差分は集計項目で作成します。サンプルでは１つしかレポートを作成していませんが、集計項目の作成上限に達してしまう場合などは複数のレポートを用意してください。
ダッシュボードの作成
ダッシュボードに作成したレポートを追加していきます。今回はダッシュボードの検索条件を追加しました。部署全体ではこんな感じです。
「営業 一郎」さんに絞った状態はこんな感じです。