担当レコードへのChatter投稿はメンションされなくても通知を受け取りたい
@メンションがなくてもメール通知するフローの設定方法の紹介です。
chirosuke
{{getTime(record.UpdatedTime)}}
「あるオブジェクトの所有するレコードではメンションされなくても、chatterの投稿があった場合は通知を受け取りたい」とご相談を受けましたが、こちらの通知を設定する良い方法がすぐに浮かばず、レコードをフォローしていただくことをご案内しましたが、フローでメール送信することができましたのでその方法をご紹介したいと思います。
１．[設定] から、[クイック検索] で「カスタム表示ラベル」を検索し、[カスタム表示ラベル]をクリックします
2．[新規カスタム表示ラベル]をクリックし値に組織のURLを入力します。
Sandboxで検証後に本番環境へリリースしましたら、こちらのカスタム表示ラベルを本番環境のURLに変更してください。
１．[設定] から、[クイック検索] で「フロー」を検索し、[フロー]をクリックし[新規フロー]ボタンをクリックします。
2．「レコードトリガフロー」を選択し、以下のように開始を設定します。
・オブジェクト：フィード項目
・フローをトリガする条件：レコードが作成された
・エントリ条件を設定：
[条件の要件] すべての条件に一致(AND)
・フローを最適化：アクションと関連レコード
3．左側のマネージャの[新規リソース]をクリックし、以下のように設定します。
・リソース種別：数式
・データ型：Boolean
・数式：CONTAINS({!$Record.Body},"@"&{!$Record.Parent:Account.Owner.Name})
サンプルでは取引先オブジェクトの所有者の氏名としていますので、こちらの数式になります。「Account.Owner」の箇所を指定したいオブジェクトとユーザ項目に変更していただくことで要件に合わせていただけます。
4．開始の下の⊕から[決定]要素を追加し、以下のように設定します。
・表示ラベル：メンションなし（自由に入力してください）
・結果を実行する条件の要件：すべての条件に一致（AND）
5．左側のマネージャの[新規リソース]をクリックし、以下のように設定します。
＜メールの本文＞
・リソース種別：テキストテンプレート
・種別：プレーンテキストとして表示
・本文：chatterのリンク： {!$Label.OrgURL}{!$Record.Id}
※本文に{!$Record.Body}を使用して投稿内容を挿入することは可能ですが、タグが挿入されてしまいます。ノーコードでタグを削除して挿入する方法がわかりませんでしたので、今回はリンクのみのご紹介となります。方法をご存じの方は是非コメント欄にてご連絡をお願いいたします！
もし、種別を「リッチテキストとして表示」のまま本文を入力された場合は、「プレーンテキストとして表示」に変更した後にタグを削除してください。
6．「メンションなし」（4.で入力した表示ラベル）の下の⊕から[アクション]を追加し、以下のように設定します。
・アクション：メールを送信
・件名：所有するレコードにchatterの投稿がありました（自由に入力してください）
・本文：{!Text_chatterURL}（5.で作成したテキストテンプレートを選択）
・メールアドレス (カンマ区切り)：{!$Record.Parent:Account.Owner.Email}
その他、送信者の設定をされたい場合は、こちらのヘルプを参考に設定してください。
何も設定しないサンプルと同じ設定ですと、chatterを投稿したユーザがFromになります。
7．最後にフローを[保存]し[有効化]にします。
メールの通知が届きました。レコードのリンクをクリックすると、該当のchatterが開きました。
投稿へのコメントも引き続き通知を希望する場合は、メンションされた時と同様に「いいね」やコメントを投稿してください。（通常のchatterの通知機能で受信できます）
次はメンションされた場合です。
検証のため、メンションされた場合はされたというメールを送信するアクションをフローに追加していますので、そちらで確認します。
メンションされた場合のメールが送信され、ちゃんとフロー分岐が機能していることが確認できました。
＜サンプルの要件＞
所有する取引先レコードで所有者がメンションされずにchatterへ投稿された場合に所有者へメール通知をする
1.カスタム表示ラベルの作成
こちらはメール送信する本文に投稿されたchatterのリンクを挿入するために、組織のURLを登録するための設定です。メールの本文にchatterのリンクを挿入されない場合はこの作業はスキップしていただいて問題ありません。１．[設定] から、[クイック検索] で「カスタム表示ラベル」を検索し、[カスタム表示ラベル]をクリックします
2．[新規カスタム表示ラベル]をクリックし値に組織のURLを入力します。
Sandboxで検証後に本番環境へリリースしましたら、こちらのカスタム表示ラベルを本番環境のURLに変更してください。2.フローの作成
今回設定する内容は単一オブジェクトの設定方法です。複数のオブジェクトのレコードで通知させる場合にはそのオブジェクト分の分岐や受信者のアドレスの割り当てなどが必要になります。１．[設定] から、[クイック検索] で「フロー」を検索し、[フロー]をクリックし[新規フロー]ボタンをクリックします。
2．「レコードトリガフロー」を選択し、以下のように開始を設定します。
・オブジェクト：フィード項目
・フローをトリガする条件：レコードが作成された
・エントリ条件を設定：
[条件の要件] すべての条件に一致(AND)
項目 | 演算子 | 値 |
Type（フィード項目種別） | 次の文字列と一致する | TextPost（テキスト投稿） |
3．左側のマネージャの[新規リソース]をクリックし、以下のように設定します。
・リソース種別：数式
・データ型：Boolean
・数式：CONTAINS({!$Record.Body},"@"&{!$Record.Parent:Account.Owner.Name})
サンプルでは取引先オブジェクトの所有者の氏名としていますので、こちらの数式になります。「Account.Owner」の箇所を指定したいオブジェクトとユーザ項目に変更していただくことで要件に合わせていただけます。
4．開始の下の⊕から[決定]要素を追加し、以下のように設定します。
・表示ラベル：メンションなし（自由に入力してください）
・結果を実行する条件の要件：すべての条件に一致（AND）
リソース | 演算子 | 値 |
formula_mention （3.で作成した数式を選択） | 次の文字列と一致する | False |
5．左側のマネージャの[新規リソース]をクリックし、以下のように設定します。
＜メールの本文＞
・リソース種別：テキストテンプレート
・種別：プレーンテキストとして表示
・本文：chatterのリンク： {!$Label.OrgURL}{!$Record.Id}
※本文に{!$Record.Body}を使用して投稿内容を挿入することは可能ですが、タグが挿入されてしまいます。ノーコードでタグを削除して挿入する方法がわかりませんでしたので、今回はリンクのみのご紹介となります。方法をご存じの方は是非コメント欄にてご連絡をお願いいたします！
もし、種別を「リッチテキストとして表示」のまま本文を入力された場合は、「プレーンテキストとして表示」に変更した後にタグを削除してください。
6．「メンションなし」（4.で入力した表示ラベル）の下の⊕から[アクション]を追加し、以下のように設定します。
・アクション：メールを送信
・件名：所有するレコードにchatterの投稿がありました（自由に入力してください）
・本文：{!Text_chatterURL}（5.で作成したテキストテンプレートを選択）
・メールアドレス (カンマ区切り)：{!$Record.Parent:Account.Owner.Email}
その他、送信者の設定をされたい場合は、こちらのヘルプを参考に設定してください。
何も設定しないサンプルと同じ設定ですと、chatterを投稿したユーザがFromになります。
7．最後にフローを[保存]し[有効化]にします。
【結果確認】
「営業 次郎」さんが所有する取引先で営業 次郎をメンションせずにchatterに投稿してみます。メールの通知が届きました。レコードのリンクをクリックすると、該当のchatterが開きました。
投稿へのコメントも引き続き通知を希望する場合は、メンションされた時と同様に「いいね」やコメントを投稿してください。（通常のchatterの通知機能で受信できます）
次はメンションされた場合です。
検証のため、メンションされた場合はされたというメールを送信するアクションをフローに追加していますので、そちらで確認します。
メンションされた場合のメールが送信され、ちゃんとフロー分岐が機能していることが確認できました。