レコード画面からメール送信時の添付ファイルを、そのレコードにも関連づけてファイルを格納したい
質問広場でこんな投稿を見つけましたので、フローで作成してみました。
chirosuke
{{getTime(record.UpdatedTime)}}
レコード画面からメール送信とはこちらからのメール送信のことです。
ここでファイルを添付した場合に、このレコードのファイル関連リストにも同じファイルを表示するのが今回の要望と思われます。こちらを実現するフローを作成してみましたので、ご紹介いたします。
※リードと取引先責任者は関連先に登録できないので、今回紹介する設定内容は対象外となります。
添付ファイルが管理されているのが、「ContentDocument」などのオブジェクトですが、こちらの記事の「レコードのファイルを自動で削除するフロー」でオブジェクトについては紹介されていますので、今回は割愛させていただきます。
2．「レコードトリガフロー」を選択し、以下のように開始を設定します。
・オブジェクト：メールメッセージ
・フローをトリガする条件：レコードが作成された
・エントリ条件を設定：
[条件の要件] すべての条件に一致(AND)
・フローを最適化：アクションと関連レコード
3．[開始]の下の⊕から[レコードを取得]を追加し、以下のように設定します。
・オブジェクト：コンテンツドキュメントリンク
・レコードを絞り込み：[条件の要件] すべての条件に一致（AND）
・レコードを並び替え：[並び替え順] 並び替えなし
・保存するレコード数：すべてのレコード
・レコードデータの保存方法：すべてのデータを自動的に保存
4．[レコードを取得]の下の⊕から[ループ]要素を追加し、以下のように設定します。
・コレクション変数：{!get_ContentDocumentLinks} (上記３.で取得したレコードコレクション変数)
5．一番左のアイコン「ツールボックスを切り替え」をクリックして、表示されたマネージャの[新規リソース]をクリックし、以下のように設定します。
①レコード単一変数
・リソース種別：変数
・データ型：レコード
・オブジェクト：コンテンツドキュメントリンク
②レコードコレクション変数
・リソース種別：変数
・データ型：レコード
・複数の値を許可 (コレクション)：チェックあり
・オブジェクト：コンテンツドキュメントリンク
6．[ループ]の「項目ごと」下の⊕から[割り当て]要素を追加し、以下のように設定します。
・変数値を設定
7．[ループ]の「最後の項目の後」下の⊕から[レコードを作成]要素を追加し、以下のように設定します。
・作成するレコード数：複数
・レコードコレクション：collection_CDL_Records（5.②で作成したレコードコレクション変数）
8．最後にフローを[保存]し、 [有効化]にします。
送信したレコード画面のファイルに同じファイルが添付されました。
同じファイルがメールメッセージとメール送信したレコードで共有されている状態です。
ここでファイルを添付した場合に、このレコードのファイル関連リストにも同じファイルを表示するのが今回の要望と思われます。こちらを実現するフローを作成してみましたので、ご紹介いたします。※リードと取引先責任者は関連先に登録できないので、今回紹介する設定内容は対象外となります。
添付ファイルが管理されているのが、「ContentDocument」などのオブジェクトですが、こちらの記事の「レコードのファイルを自動で削除するフロー」でオブジェクトについては紹介されていますので、今回は割愛させていただきます。
1．フローの設定
１．[設定] から、[クイック検索] で「フロー」を検索し、[フロー]をクリックし[新規フロー]ボタンをクリックします。2．「レコードトリガフロー」を選択し、以下のように開始を設定します。
・オブジェクト：メールメッセージ
・フローをトリガする条件：レコードが作成された
・エントリ条件を設定：
[条件の要件] すべての条件に一致(AND)
項目 | 演算子 | 値 |
HasAttachment（添付あり） | 次の文字列と一致する | True |
RelatedToId（関連先ID） ※特定のオブジェクトからのメールに限定したい場合に追加してください。 | 次の文字列で始まる | 006 (対象オブジェクトのPrefixを入力) |
3．[開始]の下の⊕から[レコードを取得]を追加し、以下のように設定します。
・オブジェクト：コンテンツドキュメントリンク
・レコードを絞り込み：[条件の要件] すべての条件に一致（AND）
項目 | 演算子 | 値 |
LinkedEntityId （リンク済みエンティティID） | 次の文字列と一致する | $Record > メールメッセージ ID |
・保存するレコード数：すべてのレコード
・レコードデータの保存方法：すべてのデータを自動的に保存
4．[レコードを取得]の下の⊕から[ループ]要素を追加し、以下のように設定します。
・コレクション変数：{!get_ContentDocumentLinks} (上記３.で取得したレコードコレクション変数)
5．一番左のアイコン「ツールボックスを切り替え」をクリックして、表示されたマネージャの[新規リソース]をクリックし、以下のように設定します。
①レコード単一変数
・リソース種別：変数
・データ型：レコード
・オブジェクト：コンテンツドキュメントリンク
②レコードコレクション変数
・リソース種別：変数
・データ型：レコード
・複数の値を許可 (コレクション)：チェックあり
・オブジェクト：コンテンツドキュメントリンク
6．[ループ]の「項目ごと」下の⊕から[割り当て]要素を追加し、以下のように設定します。
・変数値を設定
変数 | 演算子 | 値 |
new_CDL_Record > ContentDocument ID （5.①で作成したレコード単一変数の ContentDocument ID） | 次の文字列と一致する | ループ loop_CDL の現在の項目 > ContentDocument ID |
new_CDL_Record > 共有種別 （5.①で作成したレコード単一変数の共有種別） | 次の文字列と一致する | ループ loop_CDL の現在の項目> 共有種別 |
new_CDL_Record > 表示 （5.①で作成したレコード単一変数の表示） | 次の文字列と一致する | ループ loop_CDL の現在の項目> 表示 |
new_CDL_Record > リンク済みエンティティID （5.①で作成したレコード単一変数のリンク済みエンティティID） | 次の文字列と一致する | $Record > 関連先 ID |
collection_CDL_Records （5.②で作成したレコードコレクション変数） | 追加 | new_CDL_Record （5.①で作成したレコード単一変数） |
7．[ループ]の「最後の項目の後」下の⊕から[レコードを作成]要素を追加し、以下のように設定します。
・作成するレコード数：複数
・レコードコレクション：collection_CDL_Records（5.②で作成したレコードコレクション変数）
8．最後にフローを[保存]し、 [有効化]にします。
【結果確認】
ファイルを添付してメールを送信します。送信したレコード画面のファイルに同じファイルが添付されました。
同じファイルがメールメッセージとメール送信したレコードで共有されている状態です。