みなさま、「ユーザ管理」はどうされていますか？
勝手なイメージではありますが、限られたライセンスをどうにかやりくりされている方が、ほとんどなのではないでしょうか？

「組織変更の度にユーザを棚卸している」「Salesforceの利用を促進するために2か月間ログインがないユーザを無効にしている」等、それぞれでルールを設けていらっしゃる会社様も多いのではないでしょうか？

今回は、1．「ユーザの凍結」 と「ユーザの無効化」との違いと、２.「ユーザを無効にする際に注意したほうが良いこと」をヘルプや経験をもとにカンタンではありますが、書いてみようと思います。

1．ユーザの「凍結」と「無効化」の違い

軽くまとめた表を作成してみました。

ユーザを無効にする際に、「紐づいている権限セットは全て解除されますがよろしいでしょうか？」といったダイヤログが表示されていた気がするのですが、今はなくなっていました…知らないうちに変更があったのか、その組織固有のものなのか‥‥

なお、ユーザを無効化する場合に表示されるメッセージは以下です。
商談チームを有効にしていない場合は、「ユーザの無効化」の画面は表示されません。
商談分割をし、分割率が割り当てられている場合は、別のメッセージが表示されます。

【共通で表示されるメッセージ】

【取引先チーム・商談チームが有効化されている場合に追加で表示されるメッセージ】

【商談分割が有効化されている場合に追加で表示されるメッセージ】

２.「ユーザを無効にする際に注意したほうが良いこと」

ユーザの無効化の考慮事項

大体は上記のヘルプで網羅されていると思いますが、経験上と調べた限りですが、他に懸念事項として注意しておいた方が良いことも追記しておきます。（調べる先は、大体が、* 質問広場～初心者から上級者まで～日本 *です。いつも大変お世話になっております🙇）

「ダッシュボードの実行ユーザが無効ユーザではないこと」

⇒ダッシュボードが表示できなくなる可能性がある。
また、[ダッシュボードの更新/レポートの更新] で参照されているユーザーが無効化されたユーザの場合、スケジュールされた更新は実行されない
（ユーザを無効化する際にダッシュボードについてどのような影響が考えられるかわかりやすくまとめた資料等はありませんか。より）

「無効化対象のユーザの『非公開フォルダ』にダッシュボードや、レポートがないこと」

⇒項目を削除したり、レポートの整理をする際に、システム管理者でも「非公開フォルダ」は覗けない&削除できないため、誰も閲覧できない不要なデータが残ることを防ぐ

「承認プロセスなどで申請中のものがないこと」

⇒こちら、承認者が一人で申請取り消し等の操作が他のユーザでできないような設定だった場合に、誰も触れなくなる可能性があります。
ユーザの整理に限らず、現行の設定を変更する場合や、メジャーリリース前にも、「途中の状態のものがないか」確認したいところです…

私の少ない経験と調べた範囲では、このくらいしかありませんでした💦

「無効化」よりも「ユーザの新規作成」の方が実施する機会が多い気がしますが、「ユーザの新規作成」の時によりも圧倒的に気を付けないといけないことが多いのが、「無効化」だと思っています。

事故なく、安全に「ユーザ管理」をしていきたい限りです。

リストビューでユーザのライセンス名を表示する（個人的に目からウロコです。）
ユーザのID検証方法（ログイン方法）を確認するレポートを作ってみる

「ユーザの凍結」と「ユーザの無効化」とその考慮事項について