Shared Activitiesを有効にする
「行動」や「ToDo」に複数の取引先責任者を紐づけるようにする設定
つけ麺は中太麺派
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Salesforceには、一度しか設定しない色々な「有効化」の機能があります。
ご自身で有効化したことがない場合、有効化されていることに気づかないこともあると思います。
そんな「有効化」が必要な機能の中から、今回は「Shared Activitiesの有効化」について書いてみます。
まず、Shared Activitiesとはなんぞや？というところになりますが、簡単に言うと「行動または ToDoに複数人の取引先責任者が紐づけられるようになる」機能です。
どのような場合に便利になるかというと、
・登録時に商談の相手が複数人いる場合に、取引先責任者一人一人に「行動」や「ToDo」を紐づける手間が省けます。
・後からその商談の取引先責任者を「名前」の「関連タブ」でまとめて確認することができます。早速「Shared Activitiesを有効」にしていきましょう。
【設定】
[設定]-[ホーム]から、クイック検索欄に「活動」と入力し、「活動設定」の中から、「ユーザが複数取引先責任者をToDoと行動に関連付けられるようにする」にチェックを入れ、保存ボタンをクリックします。
有効化中は以下のような表示になります。
有効化に時間がかかることがあると記載がありますが、すぐに有効化完了メールが届きました。
有効化が完了すると、メールが届きます。
先ほどの設定画面をみると、下図のようになっています。
有効化するのは簡単ですが、無効化はサポートへのケース起票が必要とのことです。
【画面はどうなるのか？】
商談に、行動を紐づけてみました。
現在、二人の取引先責任者を紐づけていますが、さらに検索し取引先責任者を追加で紐づけることも、「新規」で登録しつつその取引先責任者をそのまま追加することもできます。
商談詳細画面…「他1人」のところが気になります。
行動詳細画面…「＋１」が気になる…
こちらのもう一人が誰なのか、関連タブを表示すると見えるのかと思いましたが…
紐づけたもう一人が誰なのか、表示できるようにするには、「ページ」から名前関連リストを追加する必要があります。
「名前」部分のメンバー全員が紐づけられました！！
名前の後ろに、「会社名（取引先名）」が表示されてくれると更にありがたいのですが、そちらはできないようです。
基本的に同じ取引先に関連する取引先責任者だと思うのですが、パートナーさんや協力会社さんが同席して商談を実施するため、別の会社の取引先責任者を紐づけたいパターンもあるのではないかと思います・・・
また、確率はものすごく低そうですが、他社の同姓同名さんがいらっしゃった場合等表示されていたほうが安心できる気がします。
「会社名（取引先名）」を表示する方法をご存じの方がいらっしゃいましたら、コメントに記載いただけますと非常にうれしいです。
脱線しましたが、2名の取引先責任者を紐づけた活動が紐づいている取引先を見てみます。
今回は、別々の取引先の取引先責任者を行動に紐づけてみました。
どちらの取引先にも行動は紐づいていますが、商談は片方にしか紐づいていません。
Shared Activities の有効化に関する考慮事項に記載がありますが、
Shared Activities を有効化した場合、活動は各取引先責任者の主取引先にも関連します。
とのことですので、商談の部分は取引先のに手で紐づける必要があります。
考慮事項の部分に記載がありませんが、メールテンプレートの差し込み項目として「名前」を使用する場合には、全員を差し込むことができないことも注意です。
Shared Activitiesを有効化する際には、上記考慮事項のリンク先のほかに、Shared Activitiesを有効化・無効化も参考の上、Sandboxで十分に検証をしてからの実施を強くお勧めいたします。
活動に関する過去の記事も、ぜひ参考にしていただけると幸いです。