承認履歴のレポートを作って一覧化してみよう
承認履歴はカスタムレポートタイプを使えば簡単に一覧化できます📊
ゆずねこ
{{getTime(record.UpdatedTime)}}
ふとした疑問。そういえばこれまで「承認履歴のレポート」って、作ったことがなかったな…と。
お客様の組織をご支援、構築している中でも、この承認申請が今どのステップで止まっているのか？？などはなかなかフォーカスされなかった印象。
それよりも、このレコードの中で現在承認申請自体が進行中なのか、承認されたのか、状況をあらわすステータス項目が注目されていた印象があります。
承認申請に関する情報は複数のオブジェクトから成り立っているんですよね。
申請するための情報を格納するオブジェクトや、承認するための情報を保持するオブジェクト等分かれています。
例えば、承認の「日付」「割り当て先」「承認者」「関連先」を管理するオブジェクトと
「コメント」「ステップ名」を管理するオブジェクトは別々だったりします。
▼承認にかかわるオブジェクト構成
※リファレンス/データモデル/ワークフロー、承認に関するオブジェクトより引用詳細はSOAP API 開発者ガイドをご覧ください💡
リファレンス / データモデル / ワークフロー、承認に関するオブジェクト
リファレンス / 標準オブジェクト / ProcessInstance
今回は「承認履歴」にフォーカスを当て、承認履歴の一覧を可視化するレポートを作っていこうと思います！
～レポートの完成イメージ～
このレポートの良いところは、レポートをオブジェクトごとに分けなくていいことなんです。
大体レポートを作る際は「取引先に関連する活動」とか「商談に紐づくカスタムオブジェクト」とか、親と子をしっかりと定義してあげるんですけども、このレポートはその絞り込みが必要ないので、１つのレポートで全ての承認履歴を網羅することができます…！素敵！
つまり、ダッシュボードにも組み込めば、自分が忘れている承認履歴も全てのオブジェクトから洗い出せるということ…！素敵！！！
それでは作っていきましょう🔍
～作り方～
①カスタムレポートタイプの作成このレポートを作るためのレポートタイプは標準での用意がありません。
そのため、カスタムレポートタイプを作成する必要があります。
１ 設定 ＞ レポートタイプ をクリック
２ 新規カスタムレポートタイプ をクリック
３ 主オブジェクトを選択 「プロセスインスタンス」
表示ラベル、レポートタイプ名などは任意
４ 保存
５ オブジェクトリレーションを以下のように設定
A 主オブジェクト 「プロセスインスタンス」
B 子オブジェクト 「プロセスインスタンスノード」
リレーション：関連するレコードが1つ以上必要
６ 保存
※プロセスインスタンス、プロセスインスタンスノードの各役割は以下です
プロセスインスタンス：エンドツーエンドの承認プロセスのインスタンスを表示。
プロセスインスタンスノード：承認プロセスのインスタンスのステップを表示。←このオブジェクトで承認履歴を取得。
カスタムレポートタイプが出来たら、次はレポートを作成します。
②レポートの作成
１ レポートタブ ＞ 新規レポート
２ 先ほど作成したカスタムレポートタイプを選択 ＞ レポートを開始
３ アウトライン ＞ 項目を追加
表示したい任意の項目を追加します。
私はオブジェクトごと＞レコード名ごと＞ステップ名ごとの承認履歴で表示したかったので、行をグループ化でこのように設定しました！
・オブジェクト種別 ： 承認履歴の対象レコードのオブジェクト名を表示します
・レコード名 ： 承認履歴の対象レコード名を表示します
・ステップ:名前 ： 承認のステップ名を表示します
列に表示する項目はこのように設定しました。
・ステップ状況 ： 承認ステップの状況を表示（承認済み、却下、未承認など）
・ステップ開始日 ： 承認ステップが開始された日時
・実行者:氏名 ： 承認ステップを実行したユーザの氏名
・ステップの最後のアクター:氏名 ： 承認ステップを最後に実行したユーザの氏名
※各項目の説明はこちらの公式Helpをご参照ください
◇SALESFORCE ヘルプ＞ドキュメント＞ビジネスプロセスの自動化＞承認履歴レポートで選択可能な項目
検索条件などは用途に応じて設定ください。
こちらでレポートを保存すれば完成です🚩
どのオブジェクトのどのレコードの承認申請が今どの状況なのかを確認でき、承認漏れの防止やユーザ処理の可視化をすることが出来ます。
「承認履歴」をレポートで出すということをこれまでしていなかったので、
カスタムレポートタイプ作成が必要なことや、承認には裏で複数のオブジェクトが関わっている事を知ることができ、今回の実装はとても新鮮でした！
各ステップの日付や実行者の情報を簡単に一覧化できるので、承認プロセスを活用している方はぜひお試しください📝
公式Help
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