Summer'23時点でフロー「メールを送信」×「メールテンプレートID」は社内ユーザにはNG
メールテンプレート流用できたら便利だなって思ったけれど
Admin
{{getTime(record.UpdatedTime)}}
伝えたいことをタイトルに詰め込んでみましたが、皆さまに正しく伝えられたのか不安です。
少し前に「Summer'23 フローのメールアクションでメールテンプレートが使えるように」を公開し、「フローで既存のメールテンプレートを使用できるが不完全な印象が多く、今後に期待する」というようなことを書きましたが、検証不十分だったのであらためて社内ユーザにメールを送信できるのか試してみました。結論、当面は従来のやり方を守った方がいいというところに落ち着きましたが、「メールを送信」×「メールテンプレートID」でフローを作るとどうなるか、現時点での仕様を皆様に共有いたします。
商談レコードが作成されたら、レコード所有者のマネージャにメールが送信されるフローを想定して設定しました。
メールテンプレートは既存の Classicメールテンプレートを再利用
URLから15桁のIDを拾いますが、フローではエラーになってしまうので、18桁に変換しておきます。
こちらのページで簡単に変換できます。
https://www.adminbooster.com/tool/15to18
①開始
商談レコードが作成されたら処理が実行されるようにしました。
②メールを送信
メールテンプレートID：既存のClassicメールテンプレートのIDを入力します。
関連レコードID：＄Record.Id ※レコードをトリガする商談レコードのIDです。
受信者ID：＄Record.Owner.Manager.Id ※レコード所有者のマネージャのユーザIDです。
-------------------------------------------
メールテンプレートIDと受信者ID
メールテンプレートIDに値を入力すると、必ず受信者IDを入力するように求められます。
-------------------------------------------
処理の結果
エラーとなり、レコードの作成にも失敗しました。
①開始はフローAと同じです。
②コレクション変数を作成し、レコード所有者のマネージャのIDを割り当てます。
③メールを送信
メールテンプレートID：ClassicメールテンプレートのIDを入力します。
受信者ID：＄Record.Owner.Manager.Id ※レコード所有者のマネージャのユーザIDです。
※メールテンプレートIDを入力した場合は必須となるので、受信者アドレスコレクションと内容が重複しますが入力しています。
受信者アドレスコレクション：レコード所有者のマネージャのIDを割り当てたコレクション変数を入力しています。
処理の結果
メールはレコード所有者のマネージャに送信されましたが、メールテンプレートの差し込み項目に値が入っていない状態でした。あと一歩という感じですが、メールテンプレートを再利用する意味がないですね。
なお、追加で関連レコードIDで商談や取引先のレコードIDを設定すると、やはりエラーとなってしまいました。
・受信者IDには、リード、取引先責任者、個人的取引先のIDのみ設定可能なはずだが、社内ユーザも入力は可能。
・受信者が社内ユーザとなる場合、受信者アドレスコレクションや受信者アドレスリストを設定することで、メールの送信は可能であるが、テンプレートに値が反映されないままのため、実際は機能しない。
・受信者が社内ユーザとなる場合に関連レコードIDを設定すると、エラーとなる。
テンプレートID」の設定でも機能するようですが、社内ユーザにはきちんとしたメールを送ることができませんでした。
アラート系をフローで設定しようとすると、まだまだわかりにくいところもあるので、今後このあたりの細かな調整がおこなわれるのかな？と個人的に予想しております。何度もすみませんが、ご担当者の皆さん、よろしくお願いします。
フローを食わず嫌いしている人へ
月単位でアクションを起動したい
ファイルを添付したら添付ありチェックを入れたいその１（レコードトリガ）
ファイルを添付したら添付ありチェックを入れたいその２（スケジュールトリガ）
定型文を使用してchatter投稿したいその１（ユーティリティバー）
定型文を使用してchatter投稿したいその２（画面フロー）
定型文を使用してchatter投稿したいその３①（リストビューから一括投稿）
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少し前に「Summer'23 フローのメールアクションでメールテンプレートが使えるように」を公開し、「フローで既存のメールテンプレートを使用できるが不完全な印象が多く、今後に期待する」というようなことを書きましたが、検証不十分だったのであらためて社内ユーザにメールを送信できるのか試してみました。結論、当面は従来のやり方を守った方がいいというところに落ち着きましたが、「メールを送信」×「メールテンプレートID」でフローを作るとどうなるか、現時点での仕様を皆様に共有いたします。
Classicメールテンプレート × メールを送信 × 社内ユーザ（レコード所有者のマネージャ）
商談レコードが作成されたら、レコード所有者のマネージャにメールが送信されるフローを想定して設定しました。
メールテンプレートは既存の Classicメールテンプレートを再利用
URLから15桁のIDを拾いますが、フローではエラーになってしまうので、18桁に変換しておきます。
こちらのページで簡単に変換できます。
https://www.adminbooster.com/tool/15to18
フローA：「メール送信」アクションにて「メールテンプレートID」「関連レコードID」「受信者ID」を設定。
①開始
商談レコードが作成されたら処理が実行されるようにしました。②メールを送信
メールテンプレートID：既存のClassicメールテンプレートのIDを入力します。関連レコードID：＄Record.Id ※レコードをトリガする商談レコードのIDです。
受信者ID：＄Record.Owner.Manager.Id ※レコード所有者のマネージャのユーザIDです。
-------------------------------------------
メールテンプレートIDと受信者ID
メールテンプレートIDに値を入力すると、必ず受信者IDを入力するように求められます。
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処理の結果
エラーとなり、レコードの作成にも失敗しました。
フローB：「メール送信」アクションにて「メールテンプレートID」「受信者ID」「受信者アドレスコレクション」を設定。
①開始はフローAと同じです。
②コレクション変数を作成し、レコード所有者のマネージャのIDを割り当てます。
③メールを送信
メールテンプレートID：ClassicメールテンプレートのIDを入力します。受信者ID：＄Record.Owner.Manager.Id ※レコード所有者のマネージャのユーザIDです。
※メールテンプレートIDを入力した場合は必須となるので、受信者アドレスコレクションと内容が重複しますが入力しています。
受信者アドレスコレクション：レコード所有者のマネージャのIDを割り当てたコレクション変数を入力しています。
処理の結果
メールはレコード所有者のマネージャに送信されましたが、メールテンプレートの差し込み項目に値が入っていない状態でした。あと一歩という感じですが、メールテンプレートを再利用する意味がないですね。
なお、追加で関連レコードIDで商談や取引先のレコードIDを設定すると、やはりエラーとなってしまいました。まとめ
・「メールを送信」アクションでメールテンプレートIDを入力すると、受信者IDが必須となる。・受信者IDには、リード、取引先責任者、個人的取引先のIDのみ設定可能なはずだが、社内ユーザも入力は可能。
・受信者が社内ユーザとなる場合、受信者アドレスコレクションや受信者アドレスリストを設定することで、メールの送信は可能であるが、テンプレートに値が反映されないままのため、実際は機能しない。
・受信者が社内ユーザとなる場合に関連レコードIDを設定すると、エラーとなる。
ひとこと
「Summer'23 フローのメールアクションでメールテンプレートが使えるように」で試した例のように、取引先責任者やリード、個人取引先など社外の相手に送信する場合は、「メールを送信」×「テンプレートID」の設定でも機能するようですが、社内ユーザにはきちんとしたメールを送ることができませんでした。
アラート系をフローで設定しようとすると、まだまだわかりにくいところもあるので、今後このあたりの細かな調整がおこなわれるのかな？と個人的に予想しております。何度もすみませんが、ご担当者の皆さん、よろしくお願いします。
フロー関連の記事
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月単位でアクションを起動したい
ファイルを添付したら添付ありチェックを入れたいその１（レコードトリガ）
ファイルを添付したら添付ありチェックを入れたいその２（スケジュールトリガ）
定型文を使用してchatter投稿したいその１（ユーティリティバー）
定型文を使用してchatter投稿したいその２（画面フロー）
定型文を使用してchatter投稿したいその３①（リストビューから一括投稿）
定型文を使用してchatter投稿したいその３②（リストビューから一括投稿）
公式ブログより、フローのベストプラクティス（長いです）
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